Ziel

Über die Vielzahl an Ausschreibungen, an denen der Kunde teilnimmt, sollte die Übersicht behalten werden.

Schritte

1. Zunächst werden relevante Ausschreibungen auf den einschlägigen Plattformen identifiziert, die Unterlagen heruntergeladen, in einem Ticket erfasst und gemeinsam mit den betroffenen Fachbereichen auf Machbarkeit geprüft, bevor über eine Teilnahme entschieden wird. G
2. Anschließend wird das Angebot inhaltlich ausgearbeitet, indem die technischen Anforderungen bewertet, die kaufmännische Kalkulation erstellt sowie alle geforderten Nachweise, Referenzen, Eigenerklärungen und Finanzunterlagen zusammengestellt werden.
3. Parallel wird ein Ausschreibungsobjekt in den Assets erstellt, damit jederzeit darauf referenziert werden kann.
4. Über Checklisten werden relevante Punkte bearbeitet.
5. Parallel wird über einen Subtask eine Musterbestellung ausgelöst.
6. Sofern Muster verlangt werden, werden diese produziert, qualitätsgeprüft und fristgerecht an die Vergabestelle versandt.
7. Im weiteren Verlauf werden Rückfragen gesammelt, an die Vergabestelle übermittelt und deren Antworten in das Angebot eingearbeitet, gefolgt von einer abschließenden Prüfung auf Vollständigkeit und Formatierung sowie der internen Freigabe.
8. Zum Abschluss wird das Angebot elektronisch über die Vergabeplattform eingereicht, der Bewertungsprozess begleitet und nach der Vergabeentscheidung eine interne Auswertung zur kontinuierlichen Verbesserung durchgeführt.
9. Im Falle einer Rahmenvereinbarung oder einer Aufteilung auf mehrere Abrufe, kann dies über speziell angepasste Tickets bearbeitet werden.

Ideen zur Erweiterung

• Ausschreibungsplattformen (eVergabe, TED) automatisch überwachen, relevante Ausschreibungen identifizieren und direkt ein Ticket zur Prüfung erstellen