Die meisten werden sich jetzt denken, dass diese beiden Themen nun wirklich nichts mit Jira zu tun haben. Im Großen und Ganzen stimmt das auch, aber es kann dabei unterstützen. Wie wir Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnung dennoch in Jira pflegen und wie das alles für die Steuer genutzt werden kann, zeigen wir im Beitrag. Gerade in Bezug auf das gerade vergangene Quartal könnte es für den einen oder anderen interessant sein.

Unsere Ausgangsrechnungen werden schon seit einiger Zeit in Jira erzeugt und versendet. Dazu wird für jeden aktiven Kunden mit Dauerkontingent ein Ticket vom Typ „Rechnung“ erzeugt. Darauf werden die angefallenen Stunden gebucht.

Am Monatsende wird das Standard-Timesheet von Better-PDF erstellt, ans Ticket angehängt, die angefallenen Stunden im Ticket hinterlegt und dann ebenfalls mit Better-PDF eine Rechnung erstellt. Dabei wird der Stundensatz genutzt, der beim Kunden hinterlegt ist oder falls für diesen Monat ein gesonderter Satz vereinbart wurde, der aus dem Rechnungsticket.

Beide PDFs werden dann direkt aus dem Ticket mit der App „Open Mail Me“ an die hinterlegte Billing-E-Mail an den Kunden versendet.

So weit so gut. Für die Umsatzsteuervoranmeldung braucht man aber nicht nur Ausgangsrechnungen sondern auch die Steuer getätigter Ausgaben. So kam die Idee, auch diese Rechnungen als Ticket zu erfassen, die Beträge zu hinterlegen, eine Kategorie wie „Einkauf Material“, „Büroausstattung“ usw. zu hinterlegen und dann am Quartalsende per Better-PDF eine Übersicht zu erzeugen, deren Summe in 5min in Elster übernommen und das Formular versendet werden kann. Geht es schneller?
Einen besonderen Workflow brauchen die Tickets nicht, da sie in der Regel bereits bezahlt sind. Natürlich kann man in einer Ausbaustufe auch noch einen Zahlungsworkflow hinterlegen, aber aktuell hilft diese Lösung schon ungemein.

Wir können wir Ihnen helfen? Haben sie ähnliche Prozesse?